Jak zvýšit svou osobní produktivitu
Už naše babička říkávala: „Kdo chce moc, nemá nic.“ A my, jako děti, jsme to chápali ve smyslu mamonu a hamižnosti. Lakomec se nakonec se zlou potázal, a člověk střídmý, vyhrál.
Ale ono se to dá aplikovat i na práci. Ten, kdo dělá všechno, neudělá nic. A člověk střídmý, který jde krok za krokem, kousek po kousku – dosáhne vítězství.
Ale jak na to? Když máme tolik práce, úkolů, povinností. Jak být v takovém případě efektivní a všechno stíhat, a dělat to dobře?
Takže, začneme vnějšími podmínkami a pracovním prostředím:
Jako první si udělejte ve svém pracovním prostředí pořádek. Vyhoďte zbytečnosti, vymezte věcem svá místa, abyste je pokaždé našli. Vždy vracejte pracovní potřeby na své místo, hledání čehokoliv je neuvěřitelná ztráta času.
Zajistěte si vhodné světlo, pohodlné sezení, a dostatek prostoru pro práci. Pracovní místo by pro Vás mělo být příjemné a praktické. Dbejte na správnou ergonomii. Zkuste se samozřejmě vyhnout rušným místům, která vás mohou rozptylovat. Pokud můžete, zvolte si pro práci klidné a tiché místo, a pokud je to jenom trochu možné, zajistěte si možnost zeleně a rostlin.
Teď se podívejme na osobní přípravu:
Ujistěte se, že máte dostatek odpočinku a spánku. Zdravý mozek je nezbytný pro dobré rozhodování a produktivní práci. Vyvarujte se přílišné konzumace kofeinu a energických nápojů, protože mohou způsobit překvapivý pokles energie a snížit vaši produktivitu. Místo toho se snažte pít dostatek vody, abyste udrželi svůj mozek a tělo hydratované a plné energie.
Zbavte se zlozvyků, jako kouření, nebo pití kávy před spaním. Špatné návyky vedou ke špatným výsledkům.
Dávejte také pozor na to, co jíte. Těžká a hutná jídla Vás mohou snadno unavit. A nejhorší je „post-obědová demence“, kterou asi mnoho z nás zná. Dávejte přednost ovoci, zelenině a celozrnnému pečivu.
Myslete na svůj biorytmus. To znamená, ujasněte si, v kterou hodinu jste nejvýkonnější a na tento čas plánujte nejnáročnější úkoly. Čas, kdy jste v útlumu věnujte rutinním činnostem.
Soustřeďte se. A soustřeďte se vždy a pouze na jednu danou činnost. Multitasking už dávno není IN. Soustředit se na jednu úlohu, místo přeskakování od činnosti k činnosti je výrazně efektivnější.
Ztlumte si veškeré notifikace, upozornění na příchozí emaily, vypněte sociální sítě a buďte 100% soustředění na to co děláte. Výsledky tak přijdou mnohem rychleji.
Požádejte kolegy, aby Vás nerušili a pokud mají nějaké dotazy, nebo Vás neplánovaně potřebují, poproste je aby chodili v čas, který k takovým účelům stanovíte.
To naprosto nejdůležitější, je ale plán:
Plánujte si dlouhodobé a střednědobé cíle, abyste věděli, kam směřujete a co je třeba udělat, abyste se k cíli dostali.
Práci, nebo činnosti si naplánujte nejpozději den předem. Vše si ukládejte do kalendáře, nebo si na danou aktivitu vytvořte v kalendáři okno. Udělejte si plán práce na každý den, abyste měli jasnou představu o tom, co je třeba udělat a jakým způsobem toho dosáhnout.
Plánujte kolik času budete činnostem věnovat. Stres z toho, že nestíháte, že máte úkolů příliš, že jste pod tlakem, může způsobit přetížení a samozřejmě zvýšit chybovost. Pokud jste pod tlakem a ve stresu, věnujte čas občasné meditaci, nebo dechovým cvičením.
Používejte technologie k efektivnímu zpracování úkolů a ukládání informací. Například můžete využít nástroje pro správu úkolů nebo kalendáře, abyste lépe plánovali svůj čas a zajistili, že vám nic důležitého neuteče.
Využívejte krátké přestávky během pracovního dne, abyste se mohli zrelaxovat a načerpat novou energii. Krátké přestávky vám mohou pomoci se soustředit na práci a zlepšit vaši produktivitu. Vyzkoušejte například techniku Pomodoro. Která jednoznačně vede k vyšší efektivitě práce a snížení chybovosti.
Metoda Pomodoro funguje tak, že si rozdělíte pracovní dobu do krátkých intervalů (obvykle 25 minut), během kterých se soustředíte na jednu úlohu bez rozptylování. Po skončení intervalu si dáte krátkou přestávku a poté začnete s další úlohou.
Pokud pracujete s ostatními lidmi, měli byste se snažit vytvářet přátelské a podporující prostředí, ve kterém se všichni budou cítit dobře a budou se moci plně soustředit na svoji práci.
Neustále se vzdělávejte a hledejte nové nástroje a nové způsoby, jak pracovat co nejlépe. Spojte se s jinými lidmi, kteří se také snaží na sobě pracovat a sdílejte své zkušenosti, rady a tipy. Navzájem se motivujte a pomáhejte si.
Jaké nástroje se v dnešní době hodí používat, aby Vám šla práce co nejlépe od ruky?
Nástroje pro správu úkolů: Například Evernote, Notion, Monday, Morgen, Teamwork a další. Každý nástroj má svá pro a proti, a proto je třeba si je zkusit, aby seděli co nejlépe právě Vaší činnosti. Můžete si takto vytvořit seznam úkolů, stanovit si cíle a termíny a sledovat, jak se s nimi pracuje.
Kalendáře: Kalendáře vám mohou pomoci plánovat svůj čas a zajistit, abyste se vyhnuli přetížení a zmeškání termínů. Můžete si v nich zaznamenat své schůzky, události a úkoly a díky nim lépe řídit svůj čas.
Aplikace pro komunikaci: například e-mailoví klienti, chatovací aplikace, nebo online meetingy jako Zoom, Teams, Google Meets a podobně, vám mohou pomoci udržovat spojení s ostatními lidmi a zefektivnit komunikaci. Díky nim můžete lépe spolupracovat a řešit problémy, aniž byste museli opustit své pracovní místo.
Cloudové služby: sem můžete ukládat a sdílet soubory a dokumenty online, což vám může usnadnit práci a umožnit vám pracovat kdekoli a kdykoli. Můžete si například vybrat službu jako je Google Drive nebo Dropbox, abyste měli přístup ke svým souborům z libovolného zařízení s připojením k internetu.
Virtualizace pracovního prostředí: Virtualizace pracovního prostředí vám umožní spustit různé aplikace a programy na jednom počítači a mezi nimi rychle přepínat.
Mobilní aplikace: Veškeré aplikace obvykle existují i ve své mobilní verzi, takže své nástroje můžete nosit stále sebou a mít je po ruce i bez počítače.
Hlasové asistentky: jako je například Siri nebo Alexa, vám mohou pomoci ovládat různé zařízení pomocí hlasových příkazů. Můžete je použít k odeslání e-mailů, plánování schůzek, psaní poznámek, vytáčení hovorů nebo komunikaci na chatovací platformě.
Automatizace: Automatizace vám může pomoci zefektivnit opakující se úkoly a procesů. Například můžete použít automatizační nástroje pro zpracování dat nebo pro automatické odesílání e-mailů, což může být dost velká úspora času.
Jak žít a pracovat co nejefektivněji, Vám můžeme ukázat na našem workshopu Efektivní návyky. V tomto kurzu propojujeme osobní i pracovní život a soustředíme se na to, jak plnit své osobní vize a zároveň své pracovní cíle smysluplně. Jak si vytvořit skálopevné návyky, které budete dlouhodobě dodržovat. A abychom návyky skutečně ve Vaší firmě upevnili, prvních několik týdnů pravidelně dohlížíme na to, abyste nesešli z Vaší cesty. Kontaktujte nás a uvidíte sami.